Innovación, Reflexiones

7 ideas para tener reuniones eficaces

¿Existen? ¿Es posible tener reuniones eficaces y productivas? Como seguro conoces, porque ya tiene unos años, Jeff Bezos, máximo dirigente de Amazon ( y Blue Origin así como dueño del Washington Post, tiene su propia teoría y es que está seguro que si hay mucha gente en una reunión, se impondrá la opinión de grupo, las personalidades más fuertes y las ideas críticas pudieran quedar reprimidas, adoptando la postura más predominante que todos asumen para terminar el encuentro y volver a sus quehaceres o por evitar una confrontación; vamos, que nos ponemos de acuerdo sin pensamiento crítico.

Jezz Bezos

En 2004, la revista Fast Company publicó un reportaje de título Inside the mind of Jeff Bezos en el que se explicaba que el CEO de Amazon cree en una regla para tener mejores equipos: deben ser lo bastante pequeños como para ser alimentados por dos pizzas. Quizá llamarlos equipos sea atrevido entonces pero, sin duda, los encuentros entre pocas personas claves o en comisiones, dan mejores resultados que las macro reuniones donde las voces líderes o a quienes les cuesta ser empáticos, imponen su visión. Y aunque a veces nos lo parezca, nuestro campo de visión no refleja toda la realidad.

Vision camp

A lo largo de mi vida profesional he sufrido reuniones del tamaño de un partido de fútbol. En una entrevista de trabajo, tras haber permanecido un día en la empresa como parte del proceso de selección, recuerdo comentar a su Director-Gerente que la reunionitis era un mal de aquel lugar; seguramente en todos sitios pequemos de ello. Sin querer ser pretencioso, aquí te dejo algunas ideas para mejorar los equipos de trabajo:

  1. Tener orden del día para la reunión: lo que no esté, no se habla y tener cuidado con los “ruegos” y “otros” que pueden ser más protagonistas que lo que motivó la reunión que debe estar bien estructurada.
  2. Ten claro los objetivos de la reunión: qué la motivó, qué pretendes conseguir y con quién. Prepárala.
  3. No descuides qué debes decir pero también lo que no. Esto último es importante en función del objetivo y de con quién te reúnas.
  4. Menos es más como ya te hemos explicado: cortas, rápidas, eficaces y con la gente justa y necesaria.
  5. Cronometrar el tiempo para cumplir con lo que estipulado. Sí, con el móvil, abres un cronómetro y te dispones a cumplir con esa reunión en la que decías que sólo robarías quince minutos.
  6. Tomar un acta con las conclusiones, reparto de trabajo por persona con checklist, cuándo te deben devolver esas tareas y circular todo por email con alarmas. Añadirla al Trello -o tu gestor favorito de proyectos- en su caso.
  7. No las suelo ubicar lunes, viernes, ni al inicio del día, aunque sí relativamente pronto en la mañana. Más allá de 20 minutos, la atención disminuye.  Y hay que ser puntual para comenzar y así, cuando cites, sabrán que van a un lugar efectivo y con un tramo horario similar al paso de un metro 😉

Reunión

Es muy difícil hoy en día, pero podrás no usar tecnología (salvo apoyo audiovisual) durante ese tiempo si cumples con estos preceptos ya que irás al grano, repartirás juego y será relativamente rápido. Como podrás suponer, no todos los encuentros deben ser así pero la gran mayoría, sí.

7 ideas para tener reuniones eficaces: cuándo, qué y cómo hacerlas. Clic para tuitear

Si te parece que voy muy rápido, aún las hay más cortas, las que podríamos llamar exprés, tan necesarias y que motivan a todo el personal cuando ocurren, contagian intensidad. Pero lo importante comienza luego. La reunión es un medio, no un fin. Cuando dejas de hablar, empiezas a producir.

 

Entrada anterior Próxima entrada

También te podría gustar

Sin comentarios

Deja una respuesta